FormPro 2.5 - Automatische Auswertung von Formularen & Fragebögen
 
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Beschreibung
FormPro ist eine Software zur automatischen Auswertung von
ausgefüllten Formularen, Fragebögen und strukturierten Dokumenten
aller Art. Mit FormPro können Daten, die sonst mühsam von Hand
eingegeben werden müssen, mit einem Scanner erfasst und in einer
Datenbank abgelegt werden.
Um ein Formular mit FormPro auswerten zu können, muss einmalig ein Leerformular eingescannt und eine Leseschablone definiert werden. Diese Schablone bestimmt, an welchen Stellen des Formulars Daten ausgelesen werden sollen und ob es sich dabei um handschriftliche oder gedruckte Einträge, um Strichcodes oder Ankreuzungen handelt. Ziel der automatischen Datenerfassung ist es, die Formulardaten in einer Datenbank oder Textdatei abzulegen. Jedes Feld der Formularschablone wird deshalb mit einem Feld einer Datenbank bzw. mit einer Spalte einer Textdatei verknüpft. Sobald die Formularschablone eingerichtet wurde, kann mit der Auswertung der ausgefüllten Belege begonnen werden. Die Seiten werden dazu mit einem Dokumentenscanner eingescannt oder aus Bilddateien importiert. Alternativ ist auch die Überwachung eines Verzeichnisses möglich. Beim direkten Scannen werden selbstverständlich Features wie automatischer Seiteneinzug (ADF), Duplexfunktion und Blindfarben unterstützt. Bei der Verarbeitung der Formulare werden Schräglagen und Verzerrungen der gescannten Seiten durch einen intelligenten Bildabgleich mit dem Leerformular ausgeglichen. Anschließend wird der Inhalt der Seiten mit Hilfe leistungsstarker Engines ausgewertet. Nach der Erkennung können die Inhalte der Formularfelder mit den zugehörigen Bildabschnitten verglichen werden. Zur automatischen Datenkontrolle können für jedes Feld Syntaxvorgaben oder Wertelisten hinterlegt werden. Komplexere Plausibilitätsprüfungen werden mit der Programmierschnittstelle von FormPro realisiert. Im Anschluss an die Sichtprüfung werden die Daten in der endgültigen Datenbank abgelegt. Dabei können auch die gescannten Seiten oder Zusatzinformationen wie Benutzername, Datum, Uhrzeit und Anmerkungen archiviert werden. |
Anwendungen
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Einsatzmöglichkeiten für FormPro finden sich überall dort, wo
einmalig oder regelmäßig größere Mengen von ausgefüllten, stets
gleich strukturierten Belegen ausgewertet werden müssen.
Ein typisches Beispiel zur Anwendung von FormPro sind Befragungen zur Zufriedenheit von Kunden, Studenten oder Lehrgangsteilnehmern mit Hilfe von Fragebögen. Da solche Befragungen fast ausschließlich Multiple-Choice-Fragen verwenden, die mit hoher Erkennungssicherheit und extrem schnell ausgewertet werden können, ergeben sich enorme Zeiteinsparungen bei der Erfassung. Weitere Beispiele für den Einsatz von FormPro sind Ableseprotokolle mit handschriftlich erfassten Messwerten, Stundenzettel aus der Produktion aber auch medizinische Belege mit gedruckten Patientendaten. Selbst zur Klassifizierung von Rechnungen anhand aufgedruckter Strichcodes oder zur Auswertung von Schecknummern kann FormPro eingesetzt werden. Wie hoch der Einsparungseffekt im Vergleich zur manuellen Datenerfassung ausfällt, hängt wesentlich vom Inhalt und von der Beschaffenheit der Formulare aber natürlich auch von der Geschwindigkeit des verwendeten Scanners und der PC-Hardware ab. |
 Case Studies Beispiele zum Einsatz von FormPro aus der Praxis Referenzen Eine Auswahl namhafter FormPro-Kunden |
Arbeiten mit FormPro
Bevor mit der
Formularauswertung begonnen werden kann, muss zunächst ein
leeres Formular eingescannt und in Lesebereiche unterteilt werden.
Jedem dieser Bereiche werden verschiedene Attribute wie Typ (OCR,
ICR,
OMR,
Strichcode), Zeichenvorrat oder Werteliste sowie ein
Datenbankfeld zugeordnet.
Bei Multiple-Choice-Fragen, wie sie auf Fragebögen häufig vorkommen (z.B. gut / befriedigend / schlecht), kann mehreren Zonen dasselbe Datenbankfeld zugeordnet werden. Bei der Auswertung der Belege wird in diesem Fall die Bezeichnung des angekreuzten Feldes in die Datenbank geschrieben.
Die Formularverarbeitung selbst erfolgt in mehreren Schritten. Im ersten Schritt wird das eingescannte Formular ausgerichtet und in Übereinstimmung mit dem Musterformular gebracht. Dies ist vor allem bei Verwendung eines ADF's notwendig, da die Seiten beim Einziehen oft leicht verkanten. Zur Ausrichtung verwendet FormPro Bildinformationen, die es aus dem Leerformular gewinnt.
Im zweiten Verarbeitungsschritt werden vorgedruckte Informationen entfernt, um bei der Auswertung der Lesebereiche nicht im Wege zu stehen. Die Filterung erfolgt entweder über einen Bildabgleich oder durch Verwendung einer Blindfarbe direkt beim Scannen. In der abschließenden Phase der Verarbeitung werden die Formulardaten mit Hilfe der integrierten OCR- und ICR-Engines ausgewertet.
Natürlich kann FormPro auch mehrseitige Formulare verarbeiten, die zum Beispiel bei Umfragen oft zum Einsatz kommen. In diesem Fall werden die einzelnen Seiten fortlaufend oder vorsortiert eingesannt und automatisch zu kompletten Datensätzen zusammengesetzt. Bei beidseitig bedruckten Formularen kann hierbei ein Duplex-Scanner verwendet werden.
In manchen Anwendungsfällen müssen verschiedene Formulartypen in einem Stapel verarbeitet werden, weil es zuviel Aufwand bedeuten würde, sie vor dem Scannen zu sortieren und getrennt zu verarbeiten. In solchen Fällen kann FormPro die Formulare anhand bestimmter Merkmale wie zum Beispiel Überschriften oder Strichcodes automatisch unterscheiden. Nach der Identifizierung wird die Verarbeitung ganz normal fortgesetzt. Die einzelnen Formulartypen können dabei natürlich auch mit verschiedenen Datenbanken verknüpft werden.
Bei der Archivierung der erfassten Formulardaten unterstützt FormPro praktisch alle ODBC-kompatiblen Datenbanken. Alternativ können auch Textdateien oder andere Formate erzeugt werden.
Bei Multiple-Choice-Fragen, wie sie auf Fragebögen häufig vorkommen (z.B. gut / befriedigend / schlecht), kann mehreren Zonen dasselbe Datenbankfeld zugeordnet werden. Bei der Auswertung der Belege wird in diesem Fall die Bezeichnung des angekreuzten Feldes in die Datenbank geschrieben.
Die Formularverarbeitung selbst erfolgt in mehreren Schritten. Im ersten Schritt wird das eingescannte Formular ausgerichtet und in Übereinstimmung mit dem Musterformular gebracht. Dies ist vor allem bei Verwendung eines ADF's notwendig, da die Seiten beim Einziehen oft leicht verkanten. Zur Ausrichtung verwendet FormPro Bildinformationen, die es aus dem Leerformular gewinnt.
Im zweiten Verarbeitungsschritt werden vorgedruckte Informationen entfernt, um bei der Auswertung der Lesebereiche nicht im Wege zu stehen. Die Filterung erfolgt entweder über einen Bildabgleich oder durch Verwendung einer Blindfarbe direkt beim Scannen. In der abschließenden Phase der Verarbeitung werden die Formulardaten mit Hilfe der integrierten OCR- und ICR-Engines ausgewertet.
Natürlich kann FormPro auch mehrseitige Formulare verarbeiten, die zum Beispiel bei Umfragen oft zum Einsatz kommen. In diesem Fall werden die einzelnen Seiten fortlaufend oder vorsortiert eingesannt und automatisch zu kompletten Datensätzen zusammengesetzt. Bei beidseitig bedruckten Formularen kann hierbei ein Duplex-Scanner verwendet werden.
In manchen Anwendungsfällen müssen verschiedene Formulartypen in einem Stapel verarbeitet werden, weil es zuviel Aufwand bedeuten würde, sie vor dem Scannen zu sortieren und getrennt zu verarbeiten. In solchen Fällen kann FormPro die Formulare anhand bestimmter Merkmale wie zum Beispiel Überschriften oder Strichcodes automatisch unterscheiden. Nach der Identifizierung wird die Verarbeitung ganz normal fortgesetzt. Die einzelnen Formulartypen können dabei natürlich auch mit verschiedenen Datenbanken verknüpft werden.
Bei der Archivierung der erfassten Formulardaten unterstützt FormPro praktisch alle ODBC-kompatiblen Datenbanken. Alternativ können auch Textdateien oder andere Formate erzeugt werden.
Leistungsmerkmale
Systemvoraussetzungen
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Handschrifterkennung (ICR)
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Neuheiten in FormPro 2.5
- leistungsstärkere OCR / ICR aus OmniPage Capture SDK 15
- Unterstützung des PDF-Formats bei Eingabe und Ausgabe
- Verwendung mehrseitiger Bilddateien auch in FormPro Einrichtung
- Speicherung von Bildausschnitten als TIFF- oder PDF-Dateien
- Option zur sofortigen Archivierung während der Verarbeitung
- ohne Einschränkungen lauffähig unter Windows 7 und Vista
- modernisierte Benutzeroberfläche
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FormPro 2.5
Vollversion: 3.284,40 € |
Update von
FormPro 1.x: 1.184,05 € |
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FormPro 2.x: 589,05 € |
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